Top

Công tác chuẩn bị cho tổ chức sự kiện

Ngày đăng: 15-07-2014, 7:27 am

Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ marketing được các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng để quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Đồng thời còn là cơ hội để gặp gỡ, trao đổi với các đối tác, cơ quan truyền thông giúp doanh nghiệp tăng cường các mối quan hệ có ích.

Công tác chuẩn bị cho tổ chức sự kiện

Với các hoạt động nhỏ doanh nghiệp có thể tự sử dụng nguồn lực công ty để thực hiện. Các hoạt động lớn, doanh nghiệp nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có đủ nguồn lực và sự chuyên nghiệp. Và có lựa chọn cách nào để thực hiện thì doanh nghiệp cũng cần hết sức chú ý đến công tác chuẩn bị và quản trị rủi ro. Cần chú ý đến các vấn đề sau:

Đối với các sự kiện tổ chức tại khách sạn thì cần phải booking phòng trước để đảm bảo có phòng trống vào thời gian mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Tiếp đó là trao đổi về vẫn đề set up, thanh toán, đặt tiệc,…

Thông thường việc booking sẽ thực hiện qua điện thoại trước, vì vậy doanh nghiệp sẽ không biết được địa điểm đã booking như thế nào, vì vậy cần có đội ngũ thực hiện việc khảo sát trước để đảm bảo địa điểm đó phù hợp với chương trình, đủ không gian, bài trí phù hợp với sự kiện của công ty.

Đây là vấn đề rất quan trọng, cần được đặc biệt chú ý. Cần phải sắp xếp phương tiện di chuyển cho khách mời và lưu ý cả yếu tố an toàn.

Dù doanh nghiệp thuê công ty tổ chức sự kiện thực hiện chương trình thì vẫn cần vận chuyển một số vật dụng cần thiết và sắp xếp nhân sự. Cũng cần chú ý đến vấn đề thời gian, sắp xếp và tính toán cho phù hợp.

dù mọi việc công ty tổ chức sự kiện sẽ lo nhưng trong vấn đề thi công dàn dựng (đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, có dựng sân khấu ngoài trời) thì cần cử nhân viên kĩ thuật của doanh nghiệp theo dõi, giám sát quá trình thi công để đảm bảo quản trị được các rủi ro: ví dụ như yếu tố âm thanh, ánh sáng; yếu tố nhà bạt, bạt che đề phòng thời tiết xấu; yếu tố hiệu ứng sân khấu (đèn, khói, sân khấu xoay,…)

Công tác chuẩn bị cho tổ chức sự kiện

Dự toán kinh phí:Làm bất kì chương trình nào, dù lớn hay nhỏ, yếu tố kinh phí vẫn là yếu tố cực kì quan trọng, cần tính toán và dự trù thật cẩn thận, kể cả những khoản chi nhỏ nhất. Để dễ dàng quản lý, có thể chia các khoản kinh phí thành 3 phần:

Kinh phí cho ăn uống và lưu trú

Kinh phí cho di chuyển

Mua sắm vật dụng

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự chi tiết và cẩn thận ngay từ giai đoạn lên kế hoạch, giai đoạn chuẩn bị đến lúc chạy chương trình. Vì vậy cần lưu ý đến từng chi tiết, từng bộ phận có trách nhiệm và cố gắng giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra để đảm bảo sự kiện diễn ra thông suốt và thành công.