Top

Đổi mới hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngày đăng: 27-08-2014, 2:08 pm

Trước đây, các sự kiện thường tổ chức trong sảnh các trung tâm, nhà hàng, khách sạn nhưng bây giờ việc thực hiện ngoài trời đang rất được mọi người ưa chuộng. Điều chắc chắn rằng được dự một buổi tiệc ngoài trời trong thời tiết đẹp sẽ cảm thấy thoải mái và mới mẻ hơn. Vậy làm sao để tổ chức một buổi tiệc ngoài trời hoàn hảo? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn điều đó:

Đổi mới hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời

Đổi mới hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời

1.Kế hoạch, chuẩn bị:

Với mỗi sự kiện bạn cần phải lên một kế hoạch hoàn hảo, với trường hợp này cũng không ngoại lệ.

-Đầu tiên là việc lựa chọn địa điểm. Địa điểm thường là khu rộng rãi, thoáng mát. Bạn có thể tham khảo các quan cà phê sân vườn, các khu du lịch hoặc khu vực bãi biển, bờ sông. Địa điểm trong phương án lựa chọn có nhà vệ sinh, bãi đậu xe, phòng khách, và các tiện nghi như nhà bạt, dù che, mái che …khác nằm trong một khoảng cách thoải mái hay không? Việc chọn một địa điểm phù hợp để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng của bạn là rất quan trọng. Ngoài ra, nếu khách phải di chuyển từ nơi này đến nơi khác, thì cần đảm bảo phương tiện hỗ trợ.

-Cần phải chuẩn bị những dụng cụ cần thiết cho bữa tiệc, trong đó nên lưu ý đến trang trí không gian theo đúng chủ đề. Đặc biệt quan trọng cần tìm cho mình nơi cho thuê nhà bạt, cho thuê dù che nhằm tạo màu sắc cho sự kiện tổ chức và tránh những cơn mưa bất chợt.

Đổi mới hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời

Đổi mới hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời

-Xác định mục tiêu cho sự kiện này là gì? Biết rõ mục tiêu của sự kiện sẽ giúp thiết lập các giai điệu cho các loại vị trí, trang trí, và các tiện nghi khác cần thiết và đúng chuẩn.

-Ngân sách của bạn là bao nhiêu?Trong quá trình chọn lựa địa điểm tổ chức, bạn phải khám phá các dịch vụ của địa điểm đó để cân đôi ngân sách, xem việc bạn sử dụng dịch vụ a, b hay c cần dùng đến bao nhiêu ngân sách.Việc chú trọng đến ngân sách đảm bảo cho bạn chạy một sự kiện hiệu quả hơn, bạn sẽ không phải lo đến việc “bù” phần này hay phần hay trong sự kiện

-Chú ý đến thời tiết theo mùa như trong khu vực là gì? Dù bạn đang làm việc trong một không gian được bảo hiểm, chẳng hạn như một gian hàng, hoặc với một khu vực mở như sân tennis hoặc sân golf đi chăng nữa thì thiên nhiên cũng không thể đoán trước. Nếu bạn đang làm việc với một khu vực mở, nó có thể được có thể sắp xếp cho một lều hoặc các phương tiện sao lưu khác trong trường hợp có thời tiết khắc nghiệt hay không cũng cần chú ý tới.

-Tổ chức sự kiện ngoài trời thì bữa ăn và thực đơn là vô cùng quan trọng, với những sự kiện tiệc mời thì bữa ăn chính bạn có thể chọn nhiều phong cách khác nhau: trẻ trung, thanh lịch và cá tính.Tương tự với chủ đề sự kiện, thực đơn phải có sự tương đồng, chẳng hạn một sự kiện mà khách mời là những chủ doạn nghiệp, công ty thì thực đơn nên hướng đến sự sang trọng, thanh lịch…

2.Rủi ro cần được quan tâm.

Bất kể sự kiện nào cũng có thể tiềm ẩn những rủi ro khác nhau, bạn cần phải chuẩn bị tinh thần để ứng phó và thay đổi kế hoạch bất cứ khi nào.

Những rủi ro có thể gặp như: thời tiết, khách mời hay bữa ăn…

3.Lưu ý đến truyền thông

Truyên thông rất quan trong trong việc đưa sự kiện của bạn đến khách hàng, bởi vậy bạn cần truyền thông tập trung vào tính đặc sắc của sự kiện và sự kiện có thể đem tới điều gì đến với khách hàng.