Top

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngày đăng: 25-07-2014, 7:58 am

Các hoạt động ngoài trời luôn thu hút các bạn trẻ tham gia sôi nổi. Nắm bắt được điều đó, các công ty, doanh nghiệp đã cùng các công ty tổ chức sự kiện lên kế hoạch và thực hiện hàng loạt các chương trình vui chơi ngoài trời. Những hoạt động mang tính cộng đồng này luôn thu hút được quần chúng đông đảo, đặc biệt là giới trẻ, những chương trình như vậy giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tích cực trong lòng khách hàng, đồng thời thu hút được lực lượng khách hàng tiềm năng.

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Các event ngoài trời được tổ chức dưới dạng các buổi vui chơi cộng đồng, điển hình như chương trình Color Me Run đã rất thành công trong năm nay. Trên thực tế, việc tổ chức những chương trình hoạt động ngoài trời như vậy tuy thu hút được nhiều sự quan tâm nhưng độ rủi ro và những bất cập cũng không nhỏ, rất khó kiểm soát. Vì vậy, công tác chuẩn bị cho những chương trình như vậy cần phải hết sức chú trọng đến từng chi tiết nhỏ, phải lường đến những rủi ro và phải có nhiều phương án xử lý.

Lên ý tưởng, kế hoạch: là công việc cực kỳ quan trọng, cần phải có một kế hoạch cụ thể, các ý tưởng cũng cần mới lạ, nắm bắt được xu hướng.

Địa điểm: Phải tìm được địa điểm đủ rộng, đủ thoáng, thuận tiện đi lại và phải được sự cho phép của chính quyền địa phương nơi đó.

Khách mời: Gồm những ai, phải gửi thiệp và confirm lại với khách về việc tham dự hay không, phương tiện đi lại,…

Bố trí, dàn dựng: phải đảm bảo sự án toàn trong công tác dàn dựng, và phải chú ý đến những rủi ro về thời tiết. Vì vậy cần phải tìm đến những cơ sở cho thuê nhà bạt để tìm mua hoặc thuê bạt che, dù che ngoài trời để phục vụ cho công tác chuẩn bị.

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Bố trí nơi để xe, nhà vệ sinh di động, các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, đảm bảo hệ thống điện, các dụng cụ sơ cứu,…

Dự toán kinh phí: điều này rất quan trọng, cần phải rõ ràng trong chi phí và phải dự trù về kinh phí thực hiện để đảm bảo chất lượng chương trình.

Về cơ bản, quy trình tổ chức sự kiện khá đơn giản. Quan trọng là ở người leader phải nắm được toàn bộ chương trình và phải biết cách phân chia nhân lực, phải nắm đươc tình hình, tiến độ công việc, các bộ phận phải phối hợp nhịp nhàng và trên hết phải có một kế hoạch thật chi tiết, cụ thể